Существует множество разновидностей портфелей для документов, и среди них можно выделить те, которые имеют одно отделение и могут вместить несколько папок с разными бумагами. Также встречаются папки-портфели с пластиковыми разделителями, которые идеально подходят для хранения бумаг даже без дополнительных файлов. На платформе aliexpress можно найти доступные чемоданчики-органайзеры, позволяющие разместить большое количество документов, хотя их внешний вид не всегда радует глаз.
Зачем нужен домашний архив
Почему так важно уделять внимание организации хранения документов в домашних условиях? Многие считают, что бумажные документы используются редко, и достаточно просто сложить их в какой-либо ящик, где они будут пылиться. Но на самом деле, данный подход является ошибочным.
Вот пять причин, почему стоит создать домашний архив:
- Экономия пространства. Документы, которые занимают целый комод, могут поместиться в одном ящике, если правильно организовать их размещение.
- Экономия времени. Жизнь коротка, и стоит ли тратить ее на бесполезный поиск квитанций за прошедший год?
- Сохранение бумаги. В домашнем архиве документы будут защищены от загрязнений и повреждений. На них не прольется чай, их не использует никто в качестве черновиков, а также они будут вне доступа любопытных домашних животных, таких как коты или хомяки.
- Повышение безопасности. Во-первых, документы не будут доступны посторонним людям (гостям или курьерам). Во-вторых, в экстренной ситуации вы точно будете знать, где искать нужные бумаги. Пока соседи в панике ищут паспорта и свидетельства о рождении, вы уже будете готовы к эвакуации.
- Эстетичность. Ряд аккуратных папок и органайзеров смотрится гораздо приятнее, чем беспорядок из цветов и бумаги.
Упорядоченный личный архив служит островком контроля. Если сломался холодильник, вы точно знаете, где хранится гарантийный талон. Если любимый питомец заболел, ветеринарный паспорт будет под рукой за считанные секунды.
Когда документы находятся в порядке, уровень стресса значительно снижается. Это оправдывает затраты времени, которые понадобятся для наведения порядка.
Разделяй и властвуй: как разобрать документы и не сдаться
Итак, мы открываем заветный ящик и видим множество бумаг. Некоторые из них уже распределены по папкам и конвертам, но определить их содержание на первый взгляд невозможно. Одна из папок разорвалась, и оттуда высыпаются квитанции, которые давным-давно потеряли актуальность…
Знакомая ситуация? Давайте это исправим!
Управлять документами просто. Всего три шага к порядку:
- Разборка. Извлеките все бумаги и разложите их на полу или диване. Подготовьте коробку или пакет для выбрасывания ненужных документов.
- Сортировка. Распределите актуальные документы по категориям: создайте стопки для личных и медицинских документов, квитанций, инструкций и паспортов на технику. Просроченные бумаги выкидывайте без сожаления.
- Оцифровка. Многие инструкции по использованию бытовой техники можно найти в интернете, поэтому их можно без опаски утилизировать. То же самое касается старых справок, удостоверений или студенческих билетов, которые уже не актуальны. Их можно сфотографировать или отсканировать для памяти и не хранить в бумажном виде.
Если процесс оцифровки вызывает внутреннее сопротивление, возможно, вам стоит его пропустить. Главное — прислушиваться к своим ощущениям и не отказываться от хранения того, что вам действительно дорого. У бумажных документов, как и у книг, есть свое очарование.
Теперь остается только выбрать нужные и актуальные бумаги и разложить их по папкам и конвертам. Существует несколько методов организации:
- По области применения. Например, паспорт и водительские права поместите в одну папку, медицинские полисы и справки— в другую, а квитанции — в третью. Это удобно для создания личных архивов.
- Персонально. Создайте индивидуальные папки для каждого члена семьи, где будут храниться все их документы: полис, СНИЛС, медицинские справки и так далее. Отдельную папку создайте для домашних любимцев: там можно хранить их паспорта, справки и сертификаты о прививках.
- По частоте использования. Распределите документы на архивные (например, техпаспорт и свидетельство о праве собственности на квартиру, которые нужны раз в несколько лет), базовые (СНИЛС, медкарта, диплом) и текущие (квитанции, чеки).
Чем чаще используется документ, тем более доступным он должен быть. Создайте систему хранения, которая позволит вам находить нужные бумаги за считанные минуты.
Почему порядок в документах — это важно
Документы, такие как паспорт, ИНН, СНИЛС, медицинский полис, а также два заграничных паспорта, аттестат, диплом о высшем образовании, и даже свидетельство о рождении — это лишь небольшая часть всех бумаг, которые можно найти в каждом доме. К этому списку добавляются документы на квартиру, дом, дачу и автомобиль, а также различные договоры с поставщиками различных услуг.
Существует огромное множество документов, и каждое из них имеет свое значение. Но насколько они действительно важны?
Когда мой супруг и я стали жить совместно, мы обосновались в небольшой однокомнатной квартире на первом этаже старого хрущевского дома, расположенном в неблагополучном районе. В здании были деревянные перекрытия, а за стеной кухни находилась лестница, тоже деревянная. Мы хорошо слышали, когда кто-то поднимался или спускался. Однажды вечером мы заметили, что активные шаги по лестнице стали особенно частыми. Мы выглянули в подъезд и увидели, что началась эвакуация — на третьем этаже случился пожар. Мы быстро схватили самое ценное: клетку с нашим хомяком, паспорта и ипотечный договор, и вышли на улицу. Следующие несколько часов мы провели в машине, наблюдая за работой пожарных. Слава Богу, все обошлось. Но именно тогда я поняла, что у нас в доме совершенно не налажен порядок в хранении документов. В экстренной ситуации, когда нужно срочно покидать квартиру, найти все важные бумаги может быть практически невозможно. Это побудило меня пересмотреть нашу систему хранения документов.
Пожар у соседей — не единственная ситуация, когда требуется быстро находить документы. Признаюсь, раньше меня часто выводило из себя, когда нужно было искать договор с газовой службой или квитанции для устранения неверных начислений, а также протокол с приемов у врача перед следующими визитами. В настоящее время я уверена, что правильная организация документации в домашних условиях — это рецепт для спокойствия и экономии времени. Итак, как же правильно организовать хранение документов дома? Начнем с рассмотрения различных категорий бумаг.
Какие документы бывают
С моментом выписки из роддома у новорожденного, как правило, имеется два документа: свидетельство о рождении и медицинский полис. С течением времени их количество может только увеличиваться. Разберем основные категории документов, которые наверняка встречаются в каждом доме.
Личные
- свидетельство о рождении;
- паспорт;
- ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика);
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
- медицинский полис;
- свидетельство о браке и/или разводе;
- документы об образовании — аттестаты, дипломы;
- водительское удостоверение.
Это далеко не полный список. В него также можно включить заграничный паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение и многие другие важные документы.
Для детей младше 14 лет основным документом является свидетельство о рождении. Оно не содержит поля для прописки, эта информация фиксируется в свидетельстве о регистрации по месту жительства (форма №8).
Медицинский полис, СНИЛС и ИНН обычно оформляются в первые дни жизни ребенка. Также стоит завести заграничный паспорт для ребенка, который будет храниться вместе с другими личными документами.
Эти документы нужно хранить постоянно, и они могут потребоваться в любой момент. Поэтому аккуратно сложите их в небольшую папку с файлами, чтобы они были всегда на виду и защищены.
Для каждого члена семьи стоит завести отдельную папку, а затем все вместе хранить в большем ящике или папке.
На собственность
Сюда входят такие документы, как договор купли-продажи, договор дарения, свидетельство о вступлении в наследство или приватизации.
Свидетельства о праве собственности на недвижимость на гербовой бумаге, которые были обязательными в течение последних десяти лет, больше не выдают. Однако они не потеряли своей юридической силы. Поэтому, если у вас есть свидетельство на собственность, оформленное до 2016 года, храните его с остальными документами на ваше имущество.
В эту категорию также входят другие документы, такие как технический паспорт и брачный договор, если в нем относятся вопросы владения и распоряжения имуществом.
Документы о собственности необходимо хранить на протяжении всего времени владения имуществом, а затем еще три года — это срок исковой давности для сделок, связанных с недвижимостью. Однако в некоторых случаях этот срок может составлять и 10, и 15 лет, поэтому желательно хранить важные бумаги даже после истечения трехлетнего срока, просто убрав их на дальнюю полку.
Систематизация документов
Критерии для систематизации могут различаться в зависимости от количества документов и размера семьи. Приведу несколько примеров возможных схем.
По службам. Например, можно распределить документы по газоснабжению, электроснабжению, водоотведению. Эта система будет особенно удобна для частных домов, где имеется много бумаг по разным коммуникациям.
По объектам недвижимости. Храните отдельно документы на дом, квартиру, дачу и другие объекты.
По членам семьи. Для каждого члена семьи, включая детей и домашних животных, если таковые имеются.
По степени востребованности. Например, так:
- архивные документы, которые хранятся длительно и нужны редко, такие как договор купли-продажи квартиры или дарственная;
- базовые документы, которые требуются более-менее регулярно, например, выписка из ЕГРН или техпаспорт;
- активные документы, которые сейчас используются. Например, неоплаченные квитанции за ЖКУ или договор на обслуживание газового оборудования, который необходимо перезаключить в ближайшее время.
В частном доме часто бывают несколько документов для каждой категории инженерных коммуникаций. Чтобы избежать путаницы, лучше хранить их в отдельных папках.
Придерживаться системы хранения
Способы хранения могут варьироваться в зависимости от объема документов и доступного места. Вот некоторые из них:
- отдельные папки для каждой группы документов;
- папки на кольцах подойдут, если документов много;
- картонные или пластиковые коробки. Вертикальные коробки удобнее, так как в них легче найти нужный документ по сравнению с горизонтальными;
- файлы внутри выдвижного ящика. Папки необходимо складывать вертикально, а сверху наклеивать стикеры, чтобы быстро извлекать нужные документы;
- портфель и кейсы — для самых важных документов. Портфель можно быстро вобрать в случае пожара или другой экстренной ситуации.
Готовый органайзер с разделителями. Если на него наклеить стикеры, то процесс поиска станет еще более удобным.
Хранение
Переходим к самому важному этапу оптимизации хранения документов. В канцелярских и мебельных магазинах сейчас представлены огромные варианты различных предметов, которые помогут удобно хранить документы.
⦁ Лидером по продаже уже много лет остаются папки с файлами. Они стоят недорого, и их объём можно выбрать любой, в зависимости от ваших потребностей. Для удобства маркируйте папки стикерами, чтобы отделить одну категорию документов от другой.
⦁ Если количество ваших документов слишком велико, обратите внимание на специальные папки с кольцами, поскольку они достаточно вместительные и также недорогие.
⦁ Если у вас в квартире есть свободный ящик, подумайте о том, как превратить его в хранитель документов. В этом случае вам понадобится купить разделители.
⦁ Если у вас нет свободного ящика или полки, не отчаивайтесь! Их можно заменить картонными или пластиковыми коробками, которые легко купить в любом хозяйственном магазине.
Этап сортировки
Соберите все необходимые документы в различные стопки, основываясь на их значении и категории. Вы можете заранее продумать систему сортировки. Мы предложим вам самые удобные классификации документов:
- личные: паспорт, пенсионное свидетельство, ИНН, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты и другие удостоверения личности;
- семейные: свидетельства о браке и рождении;
- рабочие: трудовая книжка, резюме, трудовой договор;
- медицинские: полис ОМС, полис ДМС, медицинские справки;
- на движимое и недвижимое имущество: документы на квартиру, автомобиль, акт купли-продажи, договор об аренде;
- финансовые: счета на оплату, выписки по картам, банковские реквизиты;
- договоры с организациями: с танцевальными школами, кружками для детей;
- чековые и гарантийные документы: инструкции, гарантийные талоны и чеки;
- памятные вещи: письма, заметки, открытки, просроченные заграничные паспорта с визами и напоминаниями о путешествиях.
В рамках одной категории также можно выделить несколько подкатегорий. Например, вы можете складировать личные документы каждого члена семьи отдельно: жены, мужа, дочки, сына, чтобы даже ребенок мог легко найти свой паспорт или медицинский полис.
Кроме того, можно упорядочить бумаги по срокам действия. Например, справка о несудимости или флюорография действительны только в течение года.
Если вам не подходит такой способ систематизации, вы можете просто отсортировать важные документы по степени их необходимости. Например, квитанции об оплате и паспорта лучше хранить в легком доступе, а памятные вещи и договоры можно убрать на верхнюю полку. Остальные документы должны занимать «золотую середину», но для облегчения поиска лучше всего разбить их хотя бы на подгруппы.
Рекомендуется сразу сделать электронные копии всех основных документов. Наличие копий значительно упростит восстановление в случае утери оригиналов.
Сделайте фотопроверку или сканирование самых важных документов. Если вы уже показывали оригинал, например, в поликлинике, то в следующий раз будет достаточно просто назвать его номер, исходя из фотографии.
Организация хранения
Мы разобрали все документы и разделили их на несколько категорий. Одна группа больше, другая меньше. В одной находятся особо важные документы, а в другой — документы менее значимые. Исходя из этих критериев, стоит выбрать для каждой категории наиболее подходящие системы хранения. Рассмотрим несколько вариантов и их плюсы и минусы.
Папка для бумаг
Плюсы:
- недорогая;
- легкий доступ к документам;
- в коробке или лотке для бумаги папки помогают поддерживать порядок.
Минусы:
- вмещает не так много бумаг;
- документы могут смешиваться, что увеличивает шансы их потери;
- из папок-уголков бумаги могут вываливаться;
- тонкий пластик может выйти из строя достаточно быстро;
- не всегда вписывается в аккуратный интерьер.
Для упорядочивания папок можно использовать самоклеящиеся этикетки и написать на них название категории, например «договоры в поликлинику», «недвижимость».
Папки для документов могут быть разных видов. В уголках удобно складывать бумаги, к которым часто обращаетесь, например, квитанции за коммунальные услуги. А договора, которые не понадобятся в ближайшее время, лучше хранять в папках, закрывающихся на пуговицу или молнию. Такой вариант подойдет для хранения медицинских карт и справок, так как вы сможете взять с собой к врачу целую папку.
Рекомендуется хранить папки не просто в стопке, а в коробке или специальном лотке для бумаги.
Папка для файлов
Плюсы:
- недорогая;
- удобно рассортировать документы по разным файлам;
- можно менять местами файлы и добавлять новые;
- папки в коробке или лотке для бумаги помогают поддерживать порядок.
Минусы:
- со временем файлы могут помяться и выглядеть неаккуратно;
- не всегда вписывается в аккуратный интерьер.
Данный вариант аналогичен первому, но в отличие от этого, документы хранятся не просто в папке, а в отдельных файлах форматов А4 и А5. Также можно наклеить этикетки на папки и файлы, чтобы подписать местоположение документов. В файлах удобно хранить те бумаги, к которым редко обращаются.
Подставка или лоток для бумаги
Плюсы:
- недорогие;
- документы всегда под рукой;
- можно найти стильный дизайн металлической подставки.
Минусы:
- переполненный лоток с документами выглядит неаккуратно;
- на бумагах может скапливаться пыль.
Подставки и лотки для бумаги идеально подходят для хранения материалов, которые необходимо использовать регулярно: это может быть рабочая документация, учебные тетради или кулинарные рецепты. Можно выбрать стильные металлические органайзеры, которые не только упорядочат пространство, но и станут его украшением. При использовании лотков и подставок рекомендуется дополнительно использовать папки и файлы для еще большей организации документов.
